Handboek wedstrijdorganisatie

Inleiding

Aan dit handboek wordt nog gewerkt.

Locatie

Nieuwe locaties worden eerst bezichtigd door de sectie. Hierbij wordt gelet op:

  • Wedstrijdruimte
  • Opwarmplekken
  • Weegruimte
  • Kledingcheckruimte
  • Toiletten
  • Ruimte voor Dopingautoriteit (bijv kleedkamer met toilet)
  • Voor een livestream dient een bekabelde internetoutlet beschikbaar te zijn (of een ingang op een router). Hierop dient voldoende snelheid en capaciteit te zijn. Bij voorkeur worden wedstrijdbezoekers geen of een ander netwerk aangeboden tijdens de wedstrijd.

Voorbereiding

Meet director

Geef uiterlijk 60 dagen van tevoren door wie de meet director is met daarbij een e-mailadres en telefoonnummer. Indien de wedstrijd wordt georganiseerd door een commissie dan graag iemand aanstellen die als single-point-of-contact (SPOC) zal fungeren en die doorgeven.

Begroting

Dien uiterlijk 60 dagen van tevoren een kostenbegroting in bij het sectiebestuur ter goedkeuring. Kwalitatief onderbouwde idee├źn zijn altijd welkom.

Indien de begroting goed gekeurd wordt, dan geldt de winstgarantie voor de organisatie zoals beschreven in ons wedstrijdreglement.

Sponsoring

Vooralsnog zijn sponsorinkomsten uit wedstrijdsponsoring geheel voor de organiserende club. Ons doel is op deze wijze uiteindelijk meer sponsoren aan te trekken voor sport in zijn geheel.

Alle sponsoren dienen eerst goedgekeurd te worden door het sectiebestuur. Het bestuur controleert dan op conflicterende sponsorcontracten en het al-dan-niet voldoen aan het Dopingreglement.

Inkomsten uit catering zijn ook voor de organiserende club. Let op dat het bij universiteiten meestal niet is toegestaan om zelf catering te faciliteren.

Materiaal

Geef uiterlijk 30 dagen vantevoren aan welk materiaal nog nodig is. De sectie heeft zelf ook materiaal beschikbaar welke we kunnen brengen en ophalen.

De wedstrijdtechniek materialen (informatieschermen, lampensysteem et cetera) worden ook zoveel mogelijk gehaald en gebracht.

Beginnerswedstrijden in overleg.

Vrijwilligers

Buiten opbouwen en afbouwen, heb je tenminste nodig:

  • Bij de entree twee tot drie personen voor:
    • Toegangscontrole.
    • Pinnen en polsbandjes bezoekers.
    • Uitdelen deelnemer- en coachpassen.
    • Eventueel een coronacheck indien het coronaprotocol dat vereist.
  • Iemand die met broodjes en drinken rondloopt voor de officials en vrijwilligers
  • Laders-vangers team: zo’n 6 personen die elkaar af kunnen wisselen en paraat staan.
    • Bij voorkeur een lang en sterk iemand als achtervanger bij de squat.
    • Bij squats boven de 200 kg dienen er 5 vangers te helpen in plaats van 3.
    • Bij voorkeur een ervaren aangever bij het bankdrukken.
  • Iemand die vrij beschikbaar is voor ongeplande zaken en omstandigheden.

De sectie verzorgt de scheidsrechters en officials. Tevens wordt geprobeerd altijd iemand een vrijwilliger van de wedstrijdtechniekcommissie op locatie te hebben.

Er dient ook iemand aanwezig te zijn met BHV of EHBO certificering.

Geef uiterlijk 30 dagen vantevoren aan indien je als organisatie echt niet genoeg vrijwilligers kan vinden. Ons streven is dat binnen iedere club uiteindelijk kundige mensen zijn die kunnen meehelpen op een wedstrijd.

Geef uiterlijk 21 dagen vantevoren aan indien je als organisatie bepaalde voorkeuren hebt voor een wedstrijdindeling die beter uitkomt voor de vrijwilligersplanning. We proberen daar dan rekening mee te houden.

Postadres

Geef uiterlijk 21 dagen van tevoren een postadres door waar pakketten naar verzonden kunnen worden.

Fotograaf & videograaf

De sectie voorziet in een fotograaf in overleg met de organisatie.

Foto’s worden geplaatst op de sectiewebsite.

Livestream

De livestream zal begeleid worden door iemand van de wedstrijdtechniekcommissie.

Livestream commentatoren dienen vooraf goedgekeurd te worden door het sectiebestuur zodat de kwaliteit beter gewaarborgd kan worden. Van commentatoren wordt verwacht dat zij minstens het kennisniveau hebben van een wedstrijdbureau official of hoger.

Aankleding

Platformdoek

Op alle NK’s dient het doek gehangen te worden zoals door de sectie wordt aangeleverd in verband met sponsorcontracten.

Op alle andere wedstrijden is dit doek optioneel.

Belichting

De zaal dient goed verlicht te zijn.

Bij plaatsing van extra belichting mogen de lampen niet de scheidsrechters hinderen.

Indien gewerkt wordt in een donkere zaal, dient het platform van (boven)af de voorkant verlicht te worden. Belichting van achter is niet wenselijk, omdat dit de sport erg ontoegankelijk maakt en niet goed zichtbaar voor het publiek, de livestream, de foto’s en video’s.

Vrijwilligerskleding

Het ladervangerteam dient in hetzelfde tenue te werken (shirt + broek).

Voor alle andere vrijwilligers is het mogelijk gedrukte shirts op de kostenbegroting te plaatsen. Hierbij dient ook een shirt voor de officials besteld te worden.

Voorbereiding (< 21 dagen)

De sectie zal zo spoedig mogelijk de wedstrijdindeling bekend maken op de website. Hierna kun je de definitieve vrijwilligersplanning maken en meededelen aan je vrijwilligers.

Prijzen

De organisatie dient zelf te voorzien in de prijzen zoals bepaald in het Wedstrijdreglement. Nu de gewichtsklassen niet meer gewijzigd kunnen worden, kunnen de medailles besteld worden.

Voorbereiding (< 7 dagen)

Catering

Koop eten en drinken in voor de vrijwilligers.

  • Simpele broodjes, boter, kaas, ham et cetera
  • Koffie, filters, melk, suiker, roerstaafjes, thee, bekers
  • Eventueel snoeprepen en energiedrank

Bij aanwezigheid Dopingcontrole dienen er ook flesjes water te zijn voor degenen die getest worden.

Papierhandel

Alle papieren worden door onze drukker verzonden naar het opgegeven postadres. Dit gebeurt in de week voor de wedstrijd.

Let wel: deze documenten zijn vertrouwelijk door o.a. persoonsgegevens welke nodig zijn voor de verificatie van de identiteit. Graag ook zo behandelen. Daarnaast dienen de lotnummers geheim te blijven tot een uur voor de weging. Daarna mag de weegvolgorde opgehangen worden.

Toegangspassen

Geplastificeerde toegangspassen worden ook door de drukker verzonden. De keycords worden echter apart verzonden. De wedstrijdorganisatie dient de keycords aan de passen te bevestigen.

Beurtbriefboekjes

Deze worden ook door de drukker gemaakt. Volledigheidshalve en in geval van nood staan hier ook de instructies.

Iedere deelnemer dient een boekje te ontvangen met 3 beurtbriefjes van de squat en bench press en van de deadlift 5.

Bij voorkeur ieder onderdeel op een andere kleur papier printen. Gebruik lichte kleuren zodat de ingevulde nummers goed zichtbaar zijn.

Bij bankdrukwedstrijden zijn alleen deze beurtbriefjes benodigd (.PDF).

Opbouw

Algemeen:

  • Plak indien nodig ramen af van de weegruimte.
  • Probeer de elektriciteit over zoveel mogelijk verschillende groepen te spreiden. Geen koffiezetapparaat of tosti-ijzer op dezelfde groep als de wedstrijdsystemen.

Wedstrijd

Binnenkort meer.

Afhandeling

Verstuur binnen 45 dagen de eindafrekening met alle facturen naar de sectie.