Handboek wedstrijdorganisatie

Inleiding

Welkom organisator! Dit handboek biedt een handvat bij het organiseren van onze powerliftwedstrijden. Dit is een levend document welke steeds aangevuld wordt om de kwaliteit van organiseren te verbeteren.

In beginsel zijn er twee typen powerliftwedstrijden te organiseren bij de KNKF:

  • Beginnerswedstrijden:
    • hebben als doel een mooi introductie in de sport voor aanstaande leden te zijn
    • hierbij worden de KNKF en IPF reglementen gevolgd, maar met enkele vrijstellingen (vooral omtrent kleding)
    • bond verzorgt de inschrijvingen en organisatie krijgt 20 euro per deelnemer
    • bond verzorgt wedstrijdindeling, officials, scheidsrechter, wedstrijdpapieren en online wedstrijdtechniek
    • organisatie moet zelf voor het materiaal zorgen (ijzer, rekken, tv’s et cetera)
    • geen officiële bondslivestream
  • Officiële wedstrijden:
    • hierbij worden de KNKF en IPF reglementen in zijn geheel gevolgd
    • bond voorziet zoveel mogelijk in materialen waar de organisatie deze zelf nog niet heeft (indien mogelijk zelfs inclusief transport)
    • bond verzorgt de inschrijvingen en wedstrijdindeling
    • organisatie krijgt 700 euro winstgarantie bij ééndaagse wedstrijd en 1500 euro bij tweedaagse wedstrijden (mits de kostenbegroting vooraf goedgekeurd is)
    • bond verzorgt officials, scheidsrechters en wedstrijdpapieren
    • bond verzorgt zo goed als mogelijk de wedstrijdtechniek (infoschermen en livestream) door middel van vrijwilligers

Locatie

Nieuwe locaties worden eerst bezichtigd door het sectiebestuur of een afgevaardigde. Hierbij wordt gelet op:

  • Wedstrijdruimte
  • (Ruimte voor) opwarmplekken
  • Weegruimte(s)
  • Kledingcheck plaats
  • Toiletten
  • Ruimte voor Dopingautoriteit (bijv kleedkamer met toilet)
  • Voor een livestream dient een bekabelde internetoutlet beschikbaar te zijn (of een ingang op een router). Hierop dient voldoende snelheid en capaciteit te zijn. Bij voorkeur worden wedstrijdbezoekers geen of een ander netwerk aangeboden tijdens de wedstrijd.

Informatie doorgeven aan het sectiebestuur powerliften

60 dagen van tevoren

Geef uiterlijk 60 dagen van tevoren door:

  • Gegevens organisator (meet director):
    Geef uiterlijk 60 dagen van tevoren door wie de meet director is met daarbij een e-mailadres en telefoonnummer. Indien de wedstrijd wordt georganiseerd door een commissie dan graag iemand aanstellen die als single-point-of-contact (SPOC) zal fungeren en die doorgeven.
  • Kostenbegroting (alleen bij officiële wedstrijden):
    Dien een kostenbegroting in bij het sectiebestuur ter goedkeuring. Kwalitatief onderbouwde ideeën zijn altijd welkom. Indien de begroting goed gekeurd wordt, dan geldt de winstgarantie voor de organisatie zoals beschreven in ons wedstrijdreglement.
  • Adres wedstrijdlocatie (met eventuele plattegrond indien onduidelijk)
  • Parkeersituatie wedstrijdlocatie (kosten, locatie et cetera)
  • Postadres:
    Het adres waar de wedstrijdpapieren en keycords naartoe verzonden mogen worden.
  • Logistieke beperkingen voor bepaling (in overleg) maximaal aantal deelnemers en tijdsindeling:
    • Maximaal aantal platformen
    • Tijden waarop de zaal beschikbaar is
  • Of bekabeld internet aanwezig is (benodigd voor livestream)
  • Plattegrond van de locatie met alle wedstrijdattributen op schaal ingetekend. O.a.:
    • Wedstrijdplankier(en) (inclusief bij meerdere ook de voorkeursnaam)
    • Opwarmplekken squat & bench press
    • Opwarmplekken deadlift
    • Wachtplek deelnemers
    • Wedstrijdtafel
    • Looproute deelnemers naar platform en coaches naar wedstrijdtafel
    • Bezoekersplaatsen
    • Entree bezoekers
    • Weegruimte
    • Toiletten
    • Aansluitpunt(en) bekabeld internet
  • Of je zelf een wedstrijdposter maakt of dat de Sectie Powerliften dit mag doen.
    • In ieder geval één versie met verhouding Full HD (1920x1080 px)
    • Moet het logo van de KNKF - Sectie Powerliften bevatten

30 dagen van tevoren

Geef uiterlijk 30 dagen van tevoren door:

  • Benodigd materiaal (alleen bij officiële wedstrijden):
    Geef aan welk materiaal nog nodig is. De sectie heeft zelf ook materiaal beschikbaar welke we kunnen brengen en ophalen.
    De wedstrijdtechniek materialen (informatieschermen, lampensysteem et cetera) worden ook zoveel mogelijk gehaald en gebracht.

  • De tijden waarbij er op- en afgebouwd wordt:
    Dit is van belang voor onze wedstrijdtechniekcommissie die de wedstrijdtechniek komen verzorgen (informatieschermen en eventuele livestream).

  • Sponsoren:
    Vooralsnog zijn sponsorinkomsten uit wedstrijdsponsoring geheel voor de organiserende club. Ons doel is op deze wijze uiteindelijk meer sponsoren aan te trekken voor sport in zijn geheel.

    Alle sponsoren dienen eerst goedgekeurd te worden door het sectiebestuur. Het bestuur controleert dan op conflicterende sponsorcontracten en het al-dan-niet voldoen aan het Dopingreglement. Tevens delen wij graag online wie de sponsoren zijn van een wedstrijd en/of welke prijzen zij beschikbaar zullen stellen.

    Inkomsten uit catering zijn ook voor de organiserende club. Let op dat het bij universiteiten en overheidsgebouwen meestal niet is toegestaan om zelf catering te faciliteren.

  • Indelingsvoorkeur i.v.m. vrijwilligers:
    Mogelijke voorkeuren voor de sessie indeling indien dit voor de vrijwilligersbezetting beter uitkomt. We proberen daar dan rekening mee te houden.

  • Mogelijk vrijwilligerstekort:
    Geef aan indien je als organisatie echt niet genoeg vrijwilligers kan vinden. Wij zullen dan een gecoördineerde oproep op onze kanalen plaatsen. Ons streven is echter dat binnen iedere club uiteindelijk kundige mensen zijn die kunnen meehelpen op een wedstrijd.

Voorbereiding intern

Vrijwilligers

Buiten opbouwen en afbouwen, heb je tenminste nodig:

  • Bij de entree twee tot drie personen voor:
    • Toegangscontrole.
    • Pinnen en polsbandjes bezoekers.
    • Uitdelen deelnemer- en mediapassen en coachbandjes.
  • Iemand die met broodjes en drinken rondloopt voor de officials en vrijwilligers
  • Laders-vangers team: zo’n 6 personen die elkaar af kunnen wisselen en paraat staan.
    • Bij voorkeur een lang en sterk iemand als achtervanger bij de squat.
    • Bij squats boven de 200 kg dienen er 5 vangers te helpen in plaats van 3.
    • Bij voorkeur een ervaren aangever bij het bankdrukken.
  • Iemand die vrij beschikbaar is voor ongeplande zaken en omstandigheden.

De sectie verzorgt de scheidsrechters en officials. Tevens wordt geprobeerd altijd iemand een vrijwilliger van de wedstrijdtechniekcommissie op locatie te hebben.

EHBO

Er dient ook iemand aanwezig te zijn met EHBO certificering. Indien je niemand binnen je organisatie kan vinden hiervoor, kun je in vrijwel iedere stad een EHBO stichting/vereniging vinden die dit tegen een kleine vergoeding doen.

Fotograaf & videograaf

De sectie voorziet in een fotograaf in overleg met de organisatie.

Foto’s worden geplaatst op de sectiewebsite.

Livestream

De livestream zal bij officiële wedstrijden begeleid worden door iemand van de wedstrijdtechniekcommissie.

Livestream commentatoren dienen vooraf goedgekeurd te worden door het sectiebestuur zodat de kwaliteit beter gewaarborgd kan worden. Van commentatoren wordt verwacht dat zij minstens het kennisniveau hebben van een wedstrijdbureau official of hoger.

Aankleding

Platformdoek

Op alle NK’s dient het doek gehangen te worden zoals door de sectie wordt aangeleverd in verband met sponsorcontracten.

Op alle andere wedstrijden is dit doek optioneel.

Zorg dat er minimaal 1 meter en maximaal 2,5 meter zit tussen het platform en het doek. Zo kunnen de scheidsrechters zich goed plaatsen en blijven de sponsoren goed zichtbaar op de foto’s en video(stream).

Belichting

De zaal dient goed verlicht te zijn.

Bij plaatsing van extra belichting mogen de lampen niet de scheidsrechters hinderen.

Indien gewerkt wordt in een donkere zaal, dient het platform van (boven)af de voorkant verlicht te worden. Slechts belichting van achter is niet wenselijk, omdat dit de sport erg ontoegankelijk maakt en niet goed zichtbaar voor het publiek, de livestream, de foto’s en video’s.

Geluid

De organisatie dient te zorgen voor een degelijke geluidsinstallatie met microfoon voor de spreker aan de wedstrijdtafel. De spreker moet duidelijk te horen zijn in de opwarmruimte, op het platform en voor het publiek.

Indien er muziek afgespeeld wordt tijdens de wedstrijd, dient deze uitgezet te worden bij aankondigingen van de spreker én tijdens de beurt van deelnemers zodra de halter of bank aangeraakt wordt en wanneer een deadlifter begint aan zijn/haar “setup”. Zorg voor toegankelijke “uptempo” muziek die het aangenaam maakt voor het publiek om naar de wedstrijd te kijken. Nummers met “Explicit” markering bij opzoeken in Spotify zijn niet gewenst. Verzoeknummers mogen niet in behandeling genomen worden.

Bij meerdere platformen in dezelfde ruimte graag geen muziek gebruiken zodat de platformen elkaar zo min mogelijk hinderen.

Vrijwilligerskleding

Het ladervangerteam dient in hetzelfde tenue te werken (shirt + broek).

Voor alle andere vrijwilligers is het mogelijk gedrukte shirts op de kostenbegroting te plaatsen. Hierbij dient ook een shirt voor de officials besteld te worden.

Eisen aan het t-shirt ontwerp:

  • Het shirt moet voldoen aan het Technisch Reglement voor deelnemers (ronde hals, geen zeer wijde mouwen et cetera).
  • Op één mouw dient het logo van de KNKF - Sectie Powerliften te staan. Hier mag één keur van gemaakt worden.
  • Het wedstrijdlogo dient op de borst geplaatst te worden.

Uitzonderingen hierop zijn ter goedkeuring van het sectiebestuur.

Voorbereiding (< 21 dagen)

De sectie zal zo spoedig mogelijk de wedstrijdindeling bekend maken op de website. Hierna kun je de definitieve vrijwilligersplanning maken en meededelen aan je vrijwilligers.

Prijzen

De organisatie dient zelf te voorzien in de prijzen zoals bepaald in het Wedstrijdreglement. Nu de gewichtsklassen niet meer gewijzigd kunnen worden, kunnen de medailles besteld worden.

Voorbereiding (< 7 dagen)

Catering

Koop eten en drinken in voor de vrijwilligers.

  • Simpele broodjes, boter, kaas, ham et cetera
  • Koffie, filters, melk, suiker, roerstaafjes, thee, bekers
  • Flesjes water
  • Eventueel snoeprepen, frisdrank en energiedrank

Bij aanwezigheid Dopingcontrole dienen er ook flesjes water te zijn voor degenen die getest worden.

Papierhandel

Alle papieren worden door onze drukker verzonden naar het opgegeven postadres. Dit gebeurt in de week voor de wedstrijd.

Let wel: deze documenten zijn vertrouwelijk door o.a. persoonsgegevens welke nodig zijn voor de verificatie van de identiteit. Graag ook zo behandelen. Daarnaast dienen de lotnummers geheim te blijven tot een uur voor de weging. Daarna mag de weegvolgorde opgehangen worden.

Toegangspassen

Toegangspassen voor deelnemers en mediateams worden ook door de drukker verzonden. De keycords worden echter apart verzonden. De wedstrijdorganisatie dient de keycords zelf aan de passen te bevestigen.

Voor wedstrijdcoaches zijn er toegangsbandjes.

Beurtbriefboekjes

Deze worden ook door de drukker gemaakt en verzonden. Volledigheidshalve en in geval van nood staan hier ook de instructies.

Iedere deelnemer dient een boekje te ontvangen met 3 beurtbriefjes van de squat en bench press en van de deadlift 5.

Bij voorkeur ieder onderdeel op een andere kleur papier printen. Gebruik lichte kleuren zodat de ingevulde nummers goed zichtbaar zijn.

Bij bankdrukwedstrijden zijn alleen deze beurtbriefjes benodigd (.PDF).

Opbouw

Laden- en lossen bondsmateriaal

Indien de bond materiaal komt brengen met een vervoerder, zorg dan dat er minimaal 5 vrijwilligers zijn die helpen met de pallets uitladen uit de vrachtwagen.

Op deze pallets moet ook alles weer staan om weer terugvervoerd te worden naar de bondsopslag. Wij werken met chauffeurs die alleen alles inladen en alles moet dus weer op dezelfde manier op de pallets klaarstaan als bij de levering!

Algemeen

  • Plak indien nodig ramen af van de weegruimte. Hier mag geen inkijk zijn.
  • Probeer de elektriciteit over zoveel mogelijk verschillende groepen te spreiden. Geen koffiezetapparaat of tosti-ijzer op dezelfde groep als de wedstrijdsystemen.

Platform

Wedstrijdtechniek

  • Zorg dat de kabels van het scheidsrechterslampensysteem langs de voorkant van het platform gelegd worden zodat de deelnemers hier niet over hoeven te lopen.

Wedstrijd

Zie het beginnershandboek om een idee te krijgen van het verloop van een powerliftwedstrijd.

Catering voor vrijwilligers

Tussen ieder onderdeel is er slechts 10 minuten pauze voor de vrijwilligers. Zorg dat er dan voldoende (reeds gesmeerde) broodjes en drinken klaar staan voor de vrijwilligers bij het platform.

Incidenten

Onverhoopte incidenten van welke aard dan ook dienen direct gemeld te worden bij het sectiebestuur ([email protected]).

Afhandeling

Verstuur binnen 7 dagen welke bondsleden geholpen hebben buiten de leden zijn van de organiserende club en de officials naar het bondsbureau van de sectie.

Verstuur binnen 45 dagen de eindafrekening met alle facturen naar het bondsbureau van de sectie.